Il ruolo chiave del PMO nella Gestione Sostenibile dei Progetti

project management office (PMO)

In questo articolo esploreremo il ruolo fondamentale del Project Management Office (PMO) come driver per la gestione sostenibile dei progetti, basandoci sulle riflessioni dell’articolo: “The Project Management Office: A Driver for Sustainability in Projects” redatto da GPM – Green Project Management, organizzazione leader nel campo della gestione sostenibile dei progetti.

Il Project Management Office (PMO)

Nella prima parte dell’articolo si sintetizzano alcune classificazioni dei PMO fatte sulla base delle loro funzioni, caratteristiche e del livello di maturità (vi consigliamo una lettura in modo da valutare meglio la tipologia del vostro PMO). 

Negli ultimi anni, i Project Management Office (PMO) hanno guadagnato sempre più rilevanza come driver cruciali per il successo dei progetti aziendali. 

I PMO rappresentano una delle strutture più dibattute all’interno dell’ambiente progettuale. Nonostante la loro presenza consolidata da decenni e l’ampio interesse nella ricerca accademica, manca una definizione concorde sul loro ruolo e sulle loro funzioni all’interno delle organizzazioni.

La diversità e la complessità dei PMO rendono evidente l’assenza di un modello universale per la loro struttura e operatività. La definizione, la funzione e la posizione organizzativa dei PMO variano notevolmente, sottolineando la necessità di un approccio flessibile. La PMO Global Alliance (PMOGA), ora parte del PMI®, enfatizza l’importanza della personalizzazione del PMO per adattarsi alle specifiche esigenze degli stakeholder. Ciò, spesso, si traduce in una configurazione su misura delle funzioni del PMO, che può discostarsi dai modelli convenzionali.

PMOGA e i sette principi

Riportiamo l’approccio adottato da PMO Global Alliance, basato su sette principi che si applicano ai PMO indipendentemente dal tipo, struttura o posizione all’interno dell’organizzazione. La PMO Global Alliance suggerisce che i seguenti principi si applichino a tutti i tipi di PMO.

Principio 1: Sponsorizzazione e Coinvolgimento della Direzione Aziendale. La portata e l’efficacia del PMO sono definite dal livello di sponsorizzazione e coinvolgimento della direzione aziendale.

Principio 2: Allineamento della Governance. La struttura e la funzione di un PMO sono progettate per adattarsi e supportare attivamente la governance complessiva dell’organizzazione.

Principio 3: Gestione delle Informazioni Coerente, Accurata, Tempestiva e Trasparente. Il PMO garantisce informazioni coerenti, accurate, tempestive e trasparenti per sostenere la presa di decisioni.

Principio 4: Partner di Sfida Affidabile. Il PMO fornisce supporto per sfide oggettive, razionali e costruttive relative a questioni di progetto.

Principio 5: Capacità e Servizi Adattivi. Le capacità e i servizi forniti dal PMO devono essere adattati alle esigenze e alla cultura dell’organizzazione in cui operano.

Principio 6: Guida con l’Esempio. Il PMO esibisce comportamenti appropriati e dimostra il valore delle pratiche e dei sistemi raccomandati.

Principio 7: Mentalità di Miglioramento Continuo. Il PMO mira a migliorarsi e a contribuire a risultati di successo attraverso il miglioramento continuo dei propri servizi.

Riteniamo questi principi fondamentali anche per affrontare le attuali sfide legate alla sostenibilità.

Tuttavia, il ruolo che i PMO possono svolgere nell’incorporare pratiche sostenibili nei progetti aziendali è spesso trascurato e per questo bisogna considerare i principi di sostenibilità

Di seguito esploreremo l’importanza del PMO nella promozione della sostenibilità, basandoci sulle evidenze e sui principi delineati da GPM Green Project Management, l’organizzazione internazionale di riferimento per la sostenibilità dei progetti, programmi e del portfolio.

GPM e i Principi di Sostenibilità per il PMO 

 
Per affrontare le attuali sfide di sostenibilità per le organizzazioni e i progetti, sono stati definiti 6 principi di Sostenibilità del Project Management che sono potenzialmente applicabili ai PMO, arricchendone le funzioni di importanza e di governance dei progetti. 

Secondo GPM, l’integrazione dei Principi di Sostenibilità con le tradizionali funzioni del PMO ne potenziano l’efficacia complessiva. Questa prospettiva aggiuntiva permetterà ai PMO di utilizzare la sostenibilità come elemento integrante del loro supporto di eccellenza nella gestione di progetti, programmi e portafogli.

    1. Impegno e Responsabilità Integrati con il Coinvolgimento della Direzione Aziendale: Il PMO dovrebbe sostenere una relazione simbiotica con la direzione aziendale. Questo principio richiede un impegno costante del PMO e della leadership aziendale verso la tutela dell’ambiente, la sicurezza e i principi di giustizia e di approvvigionamento etico.

    1. Etica e Processo Decisionale in Concerto con la Governance Aziendale: Il PMO deve allineare i suoi processi decisionali con i principi etici universalmente accettati. Deve impegnarsi nell’identificazione, nella mitigazione e nella prevenzione degli impatti potenziali, sia immediati che a lungo termine, sulla società e sull’ambiente.

    1. Gestione Integrata e Trasparente delle Informazioni: Il PMO deve garantire l’integrazione e la trasparenza delle informazioni per sostenere la crescita economica, l’integrità sociale e la tutela ambientale.

    1. Approccio Basato sui Principi e sui Valori per Guidare il Valore Organizzativo: Il PMO deve guidare integrando un approccio basato sui principi e sui valori al centro delle operazioni organizzative. Ciò comporta la priorità delle pratiche etiche, della responsabilità sociale e della tutela ambientale insieme agli obiettivi economici.

    1. Equità Sociale ed Ecologica come Pietra Angolare della Fornitura di Servizi: L’adattabilità del PMO è fondamentale nel valutare e rispondere alle vulnerabilità nelle aree ecologicamente sensibili e nei centri abitati. Questo principio sottolinea la necessità per i PMO di fornire servizi che tengano conto delle dinamiche demografiche e dell’equilibrio ecologico.

    1. Prosperità Economica Allineata con una Leadership Dimostrabile: Il PMO dovrebbe guidare adottando e promuovendo strategie finanziarie sostenibili ed eque.

I PMO sono essenziali per standardizzare i processi di governance dei progetti e possono contribuire in modo significativo all’incorporazione di pratiche sostenibili nell’ecosistema dei progetti e delle organizzazioni.

Ruolo dei PMO nella Creazione di Progetti Sostenibili

Di seguito troviamo delle linee guida per tre tipi distinti di PMO: il PMO di supporto a un progetto o programma, il Centro di Eccellenza della Gestione dei Progetti Aziendali (EPMCoE) e il PMO di Gestione del Portafoglio (PfMO).

Ufficio di Supporto a Progetti o Programmi (PSO): Un PSO può notevolmente migliorare la sostenibilità di un progetto o programma attraverso l’efficiente utilizzo degli strumenti pensati e messi a disposizione da GPM. Ogni strumento GPM offre pratiche capaci di integrare la sostenibilità in un progetto o programma, garantendo così un bilanciamento delle considerazioni ambientali, sociali ed economiche durante tutto il ciclo di vita dell’attività.

Centro di Eccellenza per la Gestione Aziendale dei Progetti (EPMCoE): Gli EPMCoE possono sfruttare gli strumenti GPM per migliorare le pratiche di gestione dei progetti e programmi all’interno dell’organizzazione. Questo processo sviluppa capacità di sostenibilità e assicura che ogni iniziativa sia allineata agli obiettivi di sostenibilità aziendale.

Ufficio di Gestione del Portafoglio (PfMO): I PfMO possono beneficiare dell’utilizzo degli strumenti GPM, soprattutto della valutazione di maturità organizzativa PSM3™, per selezionare e gestire progetti che contribuiscano agli obiettivi di sostenibilità dell’organizzazione. Questo approccio assicura un allineamento strategico e l’integrazione dei requisiti ESG nei processi decisionali del portafoglio.

Strumenti GPM 

Gli strumenti GPM che possono essere utilizzati dai diversi tipi di PMO per promuovere la sostenibilità nei progetti e programmi gestiti, contribuendo così agli obiettivi di sostenibilità dell’organizzazione, includono:

Standard P5™: definisce un’ontologia comune di criteri sostenibili da considerare in ogni progetto o programma, garantendo l’allineamento con gli obiettivi di sostenibilità organizzativa.

Framework di consegna PRiSM™: Consente di integrare le migliori pratiche di sostenibilità nei metodi di gestione dei progetti, identificando e mitigando i rischi legati all’ambiente, alla società e all’economia durante il ciclo di vita del progetto.

Valutazione di maturità organizzativa PSM3™: Fornisce una valutazione dettagliata delle capacità organizzative rispetto agli obiettivi di sostenibilità e ESG – Environmental, Social and Governance, identificando aree di forza e di miglioramento in tutte le funzioni aziendali.

Conclusioni

È evidente che, secondo GPM, i PMO oltre al loro ruolo tradizionale possono diventare dei pilastri fondamentali per una gestione più sostenibile dei progetti. Intrecciando le funzioni tradizionali con i principi di sostenibilità di GPM nei loro obiettivi, i PMO si trasformano in attori chiave per promuovere l’agenda di sostenibilità di un’organizzazione. Attraverso una considerazione attenta dei diversi modelli, come i PMO di Supporto, Aziendali e di Gestione di Portfolio, e l’utilizzo strategico di strumenti come lo Standard P5™, PRiSM™ e PSM3™, i PMO possono integrare in modo significativo la sostenibilità nei processi di gestione dei progetti.

Con il crescente focus sul concetto di sostenibilità da parte delle organizzazioni, il ruolo dei PMO nell’orientare questa trasformazione diventa cruciale. Essi sono essenziali per promuovere la sostenibilità, allineandosi agli obiettivi aziendali e mantenendo la trasparenza nelle loro azioni. In quest’ottica, i PMO incoraggiano pratiche etiche, socialmente responsabili e rispettose dell’ambiente. I Principi di Sostenibilità di GPM forniscono ai PMO un solido quadro per integrare la sostenibilità, mettendo in evidenza l’importanza della dedizione, della responsabilità e delle decisioni etiche. 

GPM auspica un riposizionamento dei PMO come “pionieri” della sostenibilità, favorendo  l’applicazione strategica di strumenti appropriati e un impegno costante a guidare le organizzazioni verso un futuro più sostenibile, equo e prospero per le persone e per il nostro pianeta.

Bibliografia

The Project Management Office: A Driver for Sustainability in Projects – White Paper – 2024 GPM Global

Sustainable Project Management – The GPM Reference Guide -2018 GPM Global

The P5 Standard for Sustainability in Project Management Version 3.0 – 2023 GPM Global

Per approfondire la sostenibilità e l’impatto sulle strategie e progetti leggi gli articoli del nostro blog

Per rafforzare le competenze dei vostri PMO consultate i nostri corsi 

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Articolo a cura di
Redazione Innovatel
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Innovatel S.r.l è un'azienda specializzata nella formazione e consulenza aziendale. Offriamo servizi di formazione e consulenza in diverse aree, tra cui la gestione dei progetti, la Business Analysis, nonché l'implementazione delle metodologie Scrum e Agile. Siamo in particolare esperti nella preparazione dei professionisti per le certificazioni IIBA, PMI, GPM e Scrum.org. Ci dedichiamo a fornire supporto alle organizzazioni che cercano di migliorare le proprie pratiche aziendali e ottenere risultati migliori. Con una vasta esperienza nel settore, aiutiamo i professionisti a sviluppare le competenze necessarie per affrontare le sfide aziendali e raggiungere gli obiettivi desiderati.
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