Il successo dei progetti è fondamentale per il progresso delle organizzazioni e della società. La gestione dei progetti è il motore che guida le trasformazioni e il cambiamento in un mondo sempre più complesso e interconnesso. Con i risultati dell’ultimo PMI Pulse of the Profession® 2024 e il report “Maximizing Project Success” del Project Management Institute (PMI), è chiaro che è necessario ripensare il significato di “successo“. Ecco le principali lezioni e strategie da adottare per ottenere risultati concreti e valore duraturo.
La gestione dei progetti è il motore che guida le trasformazioni e il cambiamento in un mondo sempre più complesso e interconnesso.
Una Nuova Definizione di “Successo di un Progetto”
Tradizionalmente, il successo di un progetto veniva valutato sulla base dei vincoli del triangolo del progetto: tempo, costo e ambito. Nel recente rapporto emerge una visione innovativa: il successo di un progetto non si misura più solo con l’esecuzione efficace, ma con il valore generato e percepito da tutte le parti interessate. Questo approccio apre nuove opportunità per aziende e professionisti nel ridefinire il loro ruolo e le metriche di successo.
PMI propone una definizione più ampia: “Un progetto ha successo quando il valore prodotto è proporzionato agli sforzi e alle risorse investite”. Il successo è il “valore che giustifica lo sforzo e le risorse investite”. Questo concetto integra i risultati tangibili con l’impatto percepito dai beneficiari, sottolineando l’importanza di:
- Gestire le percezioni: le metriche tradizionali rimangono fondamentali, ma non sufficienti. La percezione dei beneficiari è cruciale.
- Ampliare la prospettiva: considerare il contesto più ampio in cui il progetto si inserisce, inclusi gli obiettivi strategici dell’organizzazione e gli impatti a lungo termine.
- Rivalutare continuamente i parametri: le esigenze dei consumatori e i vincoli interni cambiano rapidamente, richiedendo flessibilità e adattamento.
Questo approccio olistico va oltre l’efficacia dell’esecuzione e si concentra sui risultati effettivi (outcomes) in termini di soddisfazione del cliente, impatto commerciale e contributo alla strategia aziendale che oggi va oltre i risultati economici e considera quelli ambientali e sociali. Si concentra su valore percepito: su come il progetto sia percepito dai principali stakeholder, che oggi comprendono la comunità, i dipendenti, non solo i clienti, i consumatori e sugli impatti positivi che genera per l’ambiente e il sociale.
Il Net Project Success Score (NPSS)
Uno degli strumenti chiave introdotti nel rapporto è il Net Project Success Score (NPSS), che misura il successo percepito su una scala continua, piuttosto che con un semplice pass/fail. Basato su una scala da 0 a 10, l’NPSS fornisce una visione chiara e azionabile per valutare il valore e identificare opportunità di miglioramento.
Secondo i dati raccolti dal PMI®, il punteggio globale NPSS è di 36 indicando ampie opportunità di miglioramento, con il 48% dei progetti considerati di successo e il 12% valutati come fallimenti. Questa metrica consente alle organizzazioni di confrontare la performance tra progetti e industrie, individuando le aree critiche. La valutazione va fatta da chi ha partecipato e contribuito alla realizzazione del progetto e dai beneficiari dei risultati. È importante comprendere il reale valore. Per questo bisognerà integrare l’analisi degli impatti su persone, pianeta e prosperità.
Performance e Leve Strategiche
Il rapporto identifica due elementi fondamentali per il successo dei progetti:
- Temi di performance: categorie di misurazione che aiutano a definire cosa è importante misurare. Tra i più predittivi del successo vi sono la sostenibilità, la qualità, e la soddisfazione del cliente.
- Leve strategiche: attività e condizioni che migliorano le probabilità di successo. Un sistema di misurazione ben consolidato e una gestione efficace delle risorse emergono come i fattori più determinanti. La comprensione del valore desiderato e delle strategie sono essenziale per indirizzare al meglio gli sforzi e le risorse.
Sostenibilità e Impatto Sociale
Un tema centrale del rapporto è l’allineamento dei progetti agli Obiettivi di Sviluppo Sostenibile (SDG) delle Nazioni Unite. I progetti che incorporano un impatto sociale positivo ottengono punteggi NPSS superiori, dimostrando che la sostenibilità non è solo un valore etico ma anche un vantaggio competitivo.
Applicazioni per le Aziende
Le aziende possono applicare queste intuizioni per:
- Ridefinire le metriche di successo: spostare l’attenzione dai soli risultati esecutivi agli impatti complessivi.
- Adottare strumenti di misurazione come l’NPSS: integrare questa metrica nei portafogli progetti per un confronto continuo.
- Promuovere la sostenibilità: identificare opportunità per allineare i progetti a obiettivi sociali e ambientali.
Allineamento e Misurazione Continua
Il successo è un processo continuo, non un evento. È fondamentale:
- Definire i criteri di successo all’inizio del progetto, includendo non solo le dimensioni tradizionali ma anche quelle collegate alle strategie sostenibili aziendali, perché oggi il valore viene misurato considerando non solo gli impatti economici, ma anche sociali e ambientali.
- Monitorare costantemente le prestazioni e rivedere i parametri in base ai cambiamenti. Effettuare la valutazione degli impatti durante i progetti consente alle aziende di fornire dati rilevanti per alimentare il reporting ESG e di rispondere alle normative europee, tra cui CSRD, CSDDD, e internazionali sempre più stringenti e penalizzanti se non rispettate, sia per l’ottenimento di finanziamenti dagli investitori che per la perdita di reputazione e mercato.
- Allineare gli sforzi di tutti gli stakeholder per il raggiungimento del valore desiderato.
Secondo il report PMI®, i progetti che adottano questi approcci ottengono un NPSS di 49, rispetto a un punteggio medio di 27 per quelli che non lo fanno.
Coinvolgere gli stakeholder: una visione a 360 gradi
Per ottenere il consenso sul successo, è cruciale considerare le prospettive di tutti gli stakeholder:
- Clienti e utenti finali: Il loro giudizio pesa per il 29% nel determinare il successo. Oggi i clienti e/o i consumatori sono esigenti e sempre più sensibili agli impatti sociali e ambientali.
- Executive: Le loro aspettative sono altrettanto rilevanti. Il management oggi ha necessità di rispondere rapidamente ai cambiamenti e di assicurare l’allineamento alle strategie sostenibili e alle normative.
Bisogna attivare strategie per gestire le percezioni e investire nelle competenze dei team. Significa:
- Comunicare chiaramente i progressi e i risultati attesi.
- Gestire le aspettative attraverso feedback regolari e trasparenza.
- Sviluppare il Team con programmi di mentoring, soft skills e formazione continua su metodologie agili e inclusive, per incrementare la collaborazione e l’adattabilità.
Conclusione
Il successo dei progetti è un viaggio, non una destinazione. Massimizzare il successo dei progetti significa abbracciare un approccio più olistico e strategico. Con strumenti come l’NPSS e un focus sull’impatto sociale e ambientale, le organizzazioni possono non solo migliorare la percezione del valore generato, ma anche elevare il loro contributo alla comunità globale con team agili e flessibili. Innovatel si impegna a integrare queste best practice nei suoi progetti e percorsi formativi, guidando i suoi clienti verso un futuro sostenibile e di successo.
Domande frequenti (FAQ):
1. Cos’è il Net Project Success Score (NPSS)?
Il NPSS è una metrica che misura il valore percepito di un progetto su una scala da 0 a 10, considerando sia i successi che i fallimenti.
2. Qual è il ruolo degli Stakeholder nel successo di un progetto?
Gli stakeholder, inclusi clienti, executive e collaboratori giocano un ruolo chiave nel definire il valore e la percezione del successo.
3. Come posso implementare un approccio ibrido?
Identifica le esigenze del progetto e combina pratiche predittive e agili per ottimizzare i risultati.
Preparati al futuro del project management: il cambiamento inizia con un mindset focalizzato sul valore sostenibile per i diversi stakeholder: organizzazione, dipendenti, fornitori, consumatori, partner, comunità e il pianeta.
